Az elektronikus kapcsolattartásról

A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) részletesen szabályozza az ügyféllel, illetve az eljárás egyéb résztvevőjével való kapcsolattartás rendjét.

A Ket. a kapcsolattartásnak alapvetően három formáját ismeri: az írásbeli, a szóbeli (a jelenlévők közötti kapcsolattartás minősül ennek) és az írásbelinek nem minősíthető elektronikus úton (e-mail) történő kommunikációt.

Az írásbeli kapcsolattartás alapvető formái:
- postai úton,
- írásbelinek minősülő elektronikus úton, ideértve a telefaxot,
- személyesen átadott irat útján,
- kézbesítési meghatalmazott útján,
- a hatóság kézbesítője útján,
- kézbesítési ügygondnok útján, vagy
- hirdetményi úton.

A szóbeli kapcsolattartás alapvető formái:
- személyesen,
- hangkapcsolatot biztosító elektronikus úton, ideértve a telefont.

A hatóság és az ügyfelek közötti kommunikáció hagyományos és leggyakoribb módja a postai úton való írásbeli kapcsolattartás, azonban a jogszabályok egyre tágabb lehetőséget biztosítanak az elektronikus formában történő kapcsolattartásra is.

Az igénybe vehető kapcsolattartási formák közül a hatóságnak azt kell alkalmazni, amelyik a költségtakarékosság és hatékonyság szabályainak leginkább megfelel, azaz amelyik az ügyfélnek és a hatóságnak a legkevesebb költséget jelenti és amely révén az eljárás a lehető leggyorsabban lefolytatható. Ennek során előnyben kell részesítenie az elektronikus utat.

Az első kapcsolatfelvétel alkalmával a hatóságnak fel kell hívnia az ügyfél figyelmét a kapcsolattartás lehetséges formáira, illetve tájékoztatást ad a kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségéről, valamint a hatóság által nyújtott elektronikus tájékoztatás elérhetőségéről.

Az ügyfél jogában áll a választott kapcsolattartási formáról más, a hatóságnál rendelkezésre álló formára áttérni, amelyet a hatóság akkor tagadhat meg, ha az ügyfél visszaélésszerűen kívánja azt igénybe venni (pl. indokolatlanul több alkalommal kéri ugyanazt a tájékoztatást).

Elektronikus kapcsolattartás alapelvei

Ez a mód fő szabály szerint továbbra is lehetőség marad, az ügyfél és az eljárás egyéb résztvevője törvény eltérő rendelkezése hiányában nem kötelezhető a hatósággal elektronikus kapcsolattartásra.

A hatóság elektronikus úton tartja a kapcsolatot az ügyféllel, ha:

- az ügyfél azt igényli,
- ha az ügyfél a kérelmet elektronikus úton nyújtotta be és az alkalmazandó kapcsolattartási formáról másként nem rendelkezett.

Elvileg lehetőség van arra is, hogy a hatóság telefonos, rövid szöveges üzenetben (sms), írásbelinek nem minősülő elektronikus úton (e-mailen) kérjen vagy adjon rövid információkat, illetve tájékoztatást, egyeztessen az ügyféllel (pl. szükséges iratok bekérése, iratbemutatás időpontjának egyeztetése). A telefonos, a rövid szöveges üzenetben történő és az e-mailen keresztül történő kapcsolattartás az írásbeli és szóbeli kommunikációs formákkal szemben olyan speciális formák, amelyeket csak az ügyfél és az ügy megfelelő azonosítását követően tesz lehetővé a Ket.

E kapcsolattartási formák esetén azonban nem lehetséges annak egyértelmű bizonyítása, hogy a küldő és a címzett között létrejött a kapcsolat, sem a küldő, sem pedig a címzett azonosítása nem lehetséges, továbbá nem valósítható meg az ily módon közölt információ utólagos azonosítása. Ennek megfelelően a törvény nem teszi lehetővé az sms–ben történő kapcsolattartást olyan esetben, amikor ahhoz joghatás fűződne, ideértve az idézést is.

Telefonon keresztül folyhat a kommunikáció, ha:

- életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzet áll fenn,
- ha a kapcsolattartás tájékoztatási célt szolgál,
-      ha az ügyféllel való kapcsolatfelvételre az egyes eljárási cselekmények (pl. helyszíni szemle) elvégzésének időpontjával kapcsolatos előzetes egyeztetés céljából kerül sor,
- hatóságok (szakhatóságok) egymás közötti kommunikációja,
- ha ezt törvény valamely hatósági ügyfajtában lehetővé teszi.

A Ket. alapján a megfelelő azonosítási szabályok betartása mellett lehetőség nyílik telefonon keresztül:

- személyes, védett és különleges adat továbbításához hozzájárulás megadására,

- életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető azonnali intézkedést igénylő ügyben a kérelem előterjesztésére,

- ha jogszabály lehetővé teszi, az ügyfél elektronikus azonosítását követően az információ megőrzését biztosító módon történő rögzítés mellett a kérelem előterjesztésére,

- ha jogszabály lehetővé teszi és a hiányzó adatok tekintetében értelmezhető, akkor hiánypótlás teljesítésére (az ügyfél elektronikus azonosítását követően, az információ megőrzését biztosító módon történő rögzítés mellett),

- ha jogszabály lehetővé teszi az ügyfél értesítésére,

- adatszolgáltatás megtételére, megtagadására,

- döntéshozatal tényéről való értesítésre (sms-ben és e-mailben is, amennyiben az elérhetőséget az ügyfél megadta)

- fellebbezési jogról való lemondásra.

Az ügyfél az eljárás teljes szakaszában bármilyen formában kérhet tájékoztatást a hatóságtól és a hatóságnak a tájékoztatást ugyanolyan formában kell megadnia, amilyen formában azt az ügyfél kérte. Nem köteles azonban a hatóság teljesíteni a tájékoztatás-kérést, ha az ügyfél azt visszaélésszerűen, az eljárás lefolytatásának nehezítésére, meghosszabbításra alkalmazza (pl. indokolatlanul több alkalommal kéri ugyanazt a tájékoztatást). Amennyiben a tájékoztatás kérése az ügy irataiban szereplő adatokra vonatkozik, a kezelt adatokat csak az ügyfél megfelelő azonosítása esetén lehet kiadni.

A Ket. az ügyfél részére csak lehetőséget teremt az elektronikus kapcsolattartásra, ugyanis a szabályozás lényegi eleme, hogy az informatikai eszközzel nem rendelkező ügyfél nem szenvedhet hátrányt amiatt, hogy a hatósággal nem képes elektronikus úton érintkezni, ezért – kivéve, ha törvény nem teszi kötelezővé – az ügyfél nem kötelezhető arra, hogy a hatósági eljárás egyes eljárási cselekményeit elektronikus úton végezze.

A Ket. 33. §-a értelmében a hatóság működését legalább egy teljes napra ellehetetlenítő üzemzavar az ügyintézési határidőbe nem tartozik bele.
Az üzemzavar esetére a Ket. 65. § (8) bekezdésében leírtak értelmében mentesül az ügyfél az ebből származó hátrányok alól, vagy kérésére igazolást kap az üzemzavar tényéről.

Üzemzavar következményei:
- a hatóság saját hatáskörben dönt a határidő megváltoztatásáról, de csak az üzemzavar időtartamával köteles a határidőt módosítani (amennyiben az akadályozza a határidőre történő benyújtást);
- egyedi üzemzavar (dokumentum megsérülése vagy más hibajelenség) esetén a felhasználó kérelmére a MeH igazolást állít ki az üzemzavar tényéről, rögzítve az üzemzavar kezdetének és végének időpontját.
A központi rendszer üzemeltetője a központi rendszer rendelkezésre állását, az üzemzavarok időpontját és időtartamát hitelesen dokumentálja.

Azok a költségvetési szervek, amelyek törvény alapján nem kötelezettek arra, hogy központi rendszerhez csatlakozzanak, jogosultak a központi rendszeren keresztül szolgáltatásaikat az ügyfeleik számára elérhetővé tenni, és egymással, illetve más a rendszerben részt vevő szervezetekkel a rendszeren keresztül kapcsolatot tartani.

Ügyfélkapu létesítése:

Az ügyfélkapu az az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus ügyintézést, illetve elektronikus szolgáltatást nyújtó szervekkel.

Az ügyfélkapu létesítése – amennyiben az ügyfél nem rendelkezik minősített elektronikus aláírással - személyes megjelenéssel kezdeményezhető bármelyik okmányirodában, kormányhivatali ügyfélszolgálati irodában, adóhatóság ügyfélszolgálatán vagy külképviseleten.
Az ügyfélkapu létesítését kérő személynek személyazonosságát igazolnia kell, és a természetes személyazonosító adatait, állampolgárságát meg kell adnia. Az ügyfélkapu létesítését kérő személynek egyidejűleg közölnie kell elektronikus levélcímét is, amely nélkül ügyfélkapu nem létesíthető. Az ügyfélkapun keresztül a szolgáltatást nyújtó szervezettel kapcsolatba lépő személytől az ügyfélkapus azonosításon túl más azonosító nem kérhető, ez azonban nem érinti a szolgáltatás igénybevételéhez szükséges, jogszabályban meghatározott adatok átadásának kötelezettségét.

Tájékoztatjuk Tisztelt Ügyfeleinket, hogy személyes ügyfélkapu létrehozásával elektronikus közigazgatási ügyintézést kezdeményezhetnek és szolgáltatásokat vehetnek igénybe az ÁNTSZ honlapján.

E lehetőség igénybevételéhez szükséges technikai feltételekről honlapunkon, az Elektronikus ügyintézés/ Technikai Segédlet menüpont alatt tájékozódhat.

Az elektronikus kapcsolattartásra és ügyintézésre vonatkozó hatályos jogszabályok által meghatározott feltételek csak lehetőséget biztosítanak – informatikai azonosítási és adatvédelmi követelmények teljesülése esetén – a hatósági eljárások elektronikus úton történő lefolytatására, viszont az eljárások során az ügyféli jogok védelmének garanciális szabálya, hogy az ügyfél továbbra is szabadon választhat az elektronikus vagy a hagyományos ügyintézés között. Ezen választási lehetőséget a Ket. egy esetben korlátozza, amikor arról rendelkezik, hogy az ügyfél köteles elektronikus úton kapcsolatot tartani a hatósággal, ha azt törvény az adott ügyben vagy eljárási cselekmény vonatkozásában előírja.
Törvény eltérő rendelkezése hiányában nem alkalmazható az elektronikus út a hatóság döntésének bírósági felülvizsgálatával kapcsolatos eljárásokban.


Az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos fontosabb jogszabályok:

- 2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól

- 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról

-78/2010. (III. 25.) Korm. rendelet az elektronikus aláírás közigazgatási használatához kapcsolódó követelményekről és az elektronikus kapcsolattartás egyes szabályairól

- 45/2005. (III. 11.) Korm. rendelet a Nemzeti Hírközlési Hatóságnak az elektronikus aláírással kapcsolatos feladat- és hatásköréről, valamint eljárásának részletes szabályairól

- 85/2012. (IV.21.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól

- 3/2005. (III. 18.) IHM rendelet az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó részletes követelményekről

- 9/2005. (VII. 21.) IHM rendelet az elektronikus aláírási termékek tanúsítását végző szervezetekről, illetve a kijelölésükre vonatkozó szabályokról

- 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól