Általános ügyintézési folyamat

1. A kérelem beérkezése után a kérelem iktatására kerül sor, majd azt az illetékes vezető kiszignálja az ügyintézőre.

2. Az ügyintéző haladéktalanul ellenőrzi, hogy

• az eljárásra van-e a magyar hatóságnak joghatósága,
• a hatóságnak  van-e hatásköre és illetékessége,
• ideiglenes intézkedés vagy ideiglenes biztosítási intézkedés alkalmazásának van-e helye,
• a kérelem tartalmazza-e az ügyfél (és képviselet igénybevétele esetén a képviselő) nevét, lakcímét vagy székhelyét, az ügyfélnek a hatóság döntésére való kifejezett kérelmét,
• a kérelemhez csatolták-e a jogszabályban előírt mellékleteket,
• a kérelem nem irányul-e nyilvánvalóan lehetetlen célra,
• a kérelem jogszabályban előírt határidőn belül érkezett-e,
• a kérelmet - változatlan tényállás és jogi szabályozás mellett - a hatóság korábban érdemben elbírálta-e már, és
• a kérelem tartalmilag hatósági ügy-e.

Amennyiben az ügyintéző megállapítja, hogy a hatóságnak az adott ügyben nincs hatásköre vagy nem illetékes, és a kérelem adattartalma alapján az ügy elbírálására hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatóság megállapítható, a kérelmet haladéktalanul, de legkésőbb a kérelem megérkezésétől, folyamatban lévő ügyben a hatáskör és illetékesség hiányának megállapításától számított nyolc napon belül  átteszi a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatósághoz és erről egyidejűleg értesíti az ügyfelet.

Amennyiben az eljárás nem folytatható le és áttételre sem került sor, a hatóság a kérelmet érdemi vizsgálat nélkül elutasítja.

3. Amennyiben az eljárás megindítására irányuló kérelmet benyújtó ügyfél kéri, a kérelem beérkezésétől számított nyolc napon belül az ügyintéző  értesíti:

a) az ügy iktatási számáról, az ügyintéző nevéről és hivatali elérhetőségéről,

b) az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézési határidőbe nem számító időtartamokról, a hatóság eljárási kötelezettségének elmulasztása esetén követendő eljárásról,

c) az iratokba való betekintés és nyilatkozattétel lehetőségéről, valamint

d) arról, hogy kérelme a szükséges adatainak kezeléséhez és belföldi jogsegély, valamint szakhatósági eljárás lefolytatása céljából történő továbbításához való hozzájárulásnak minősül.

Amennyiben az eljárás hivatalból indult, úgy a hatóság az eljárás megindításáról értesíti az ismert ügyfelet az első eljárási cselekmény elvégzésétől számított nyolc napon belül.

4. Az ügyintéző megvizsgálja, hogy a kérelem az arra jogosulttól érkezett-e, tartalmazza-e a tényállás tisztázásához szükséges adatokat,  az ügyfél csatolta-e a szükséges dokumentumokat, továbbá igazolta-e az illeték, illetve az igazgatási szolgáltatási díj megfizetését.

Amennyiben a tényállás tisztázásához szükséges adatok, dokumentumok hiányoznak, a hatóság a kérelem beérkezésétől számított nyolc napon belül - méltányos határidő kitűzésével, a mulasztás jogkövetkezményeire történő figyelmeztetés mellett  - hiánypótlásra hívja fel az ügyfelet.

Hiánypótlási felhívás az eljárás során akkor is kibocsátható, ha a kérelem megfelelt a követelményeknek, de a tényállás tisztázása során felmerült új adatra tekintettel az szükséges.

Amennyiben az ügyfél a hiánypótlásra való felhívásnak nem tett eleget, és az erre megállapított határidő meghosszabbítását sem kérte, illetve nyilatkozatának hiánya a tényállás tisztázását megakadályozta, a hatóság az eljárást megszüntetheti.

Amennyiben a hatósági eljárásért illetéket vagy igazgatási szolgáltatási díjat kell fizetni és az ügyfél a fizetési kötelezettségének a hatóság erre irányuló felhívása ellenére az erre kitűzött határidő alatt nem tesz eleget és költségmentességben sem részesül, a hatóság az eljárást köteles megszüntetni.

5. Amennyiben az ügy érdemi eldöntése olyan kérdés előzetes elbírálásától függ, amelyben az eljárás más szerv hatáskörébe tartozik, vagy ugyanannak a hatóságnak az adott üggyel szorosan összefüggő más hatósági döntése nélkül megalapozottan nem dönthető el, a hatóság az eljárást felfüggeszti. Amennyiben a más szerv előtti eljárás megindítására az ügyfél jogosult, erre őt megfelelő határidő kitűzése mellett fel kell hívni. Ha az ügyfél a felhívásnak nem tesz eleget, a hatóság az eljárást megszünteti, vagy a rendelkezésre álló adatok alapján dönt.

Az eljárás felfüggesztését indokolt esetben egy alkalommal az ügyfél is kérheti. Ez estben az függeszthető fel, ha

a) azt jogszabály nem zárja ki, és

b) nincs ellenérdekű ügyfél vagy az ellenérdekű ügyfél az eljárás felfüggesztéséhez hozzájárul, vagy az ellenérdekű ügyfél érdekét az nem érinti.

 Az eljárás felfüggesztésekor minden határidő megszakad és az eljárás az eljárás felfüggesztésének megszüntetésekor az ügyintézési határidő kivételével újra kezdődik.

6. Hiánytalan kérelem rendelkezésre állása esetén – ha ezt jogszabály előírja – az ügyintéző megkeresi a közreműködő szakhatóságo(ka)t. Törvényben és kormányrendeletben meghatározott ügyekben és szempontok alapján a hatóság mérlegelheti a szakhatóság megkeresését és maga dönthet a szakkérdésben. A szakhatóság eljárásának időtartama az ügyintézési határidőbe nem számít be. Ha törvény vagy kormányrendelet azt lehetővé teszi, az érintett szakhatóság az ügyfélnek az eljárás megindítása előtt benyújtott kérelmére - a szakhatósági eljárásért fizetendő illeték vagy díj megfizetése mellett - meghatározott joga érvényesítésére irányuló eljárásban, törvényben vagy kormányrendeletben meghatározott időpontig felhasználható előzetes szakhatósági állásfoglalást ad ki. A hatóság a kérelemhez benyújtott előzetes szakhatósági hozzájárulást szakhatósági állásfoglalásként használja fel.

7. Amennyiben az eljárás során szükséges, az ügyintéző meghallgatja a kérelmezőt, nyilatkoztatja, szakértői véleményt, szakvéleményt szerez be, helyszíni szemlét tart.

8. A tényállás tisztázása után az ügyintéző az ügyre irányadó jogszabályok alkalmazásával meghozza döntését. Az ügy érdemében határozat, az eljárás során felmerült minden más kérdésben végzés kibocsátására kerül sor. Ha a technikai lehetőségek adottak, a hatóság papír alapú kapcsolattartás esetén is elektronikusan hozza meg döntését.

9. A hatóság a határozatot az ügyféllel rendszerint postai úton (tértivevényes levélben) vagy külön jogszabályban meghatározott feltételek teljesülése esetén elektronikus úton  közli.